Recrutement d‘un.e assistant.e administratif et financier (mi-temps)

Recrutement d‘un-e assistant-e administratif et financier mi-temps
CDD de 7 mois (fin décembre 2026)
Possibilité d’engagement en CDI après

Présentation de l’organisation
Le CEF est une organisation de jeunesse qui défend les droits, les intérêts et le bien-être des élèves du secondaire en FWB depuis 2009. Le CEF, c’est aussi une équipe de professionnelles et d’élèves qui s’investissent à différents niveaux afin d’assurer la réalisation des projets de l’organisation.

De par ses actions, le CEF veille à la juste représentation des élèves tout en les outillant pour garantir leur rôle d’acteur·rices dans l’école et dans la société.

Dans l’objectif de garantir à la fois la participation d’une majorité d’élèves ainsi que la pérennité de ses projets, le CEF vise à asseoir sa légitimité auprès des acteurs·rices scolaires, institutionnels et sociétaux.

Description du poste
Au sein du CEF, l’assistant·e administratif·ve et financier·e occupe une place clé dans le bon fonctionnement de l’association. Concrètement, il·elle veille au suivi des documents administratifs et financiers (encodage, classement, archivage), gère les factures, les notes de frais et les différentes opérations liées aux dépenses et recettes, tout en contribuant à la préparation des éléments nécessaires au suivi budgétaire et comptable, en lien avec la direction et la comptable externe. Il·elle participe également au suivi des subsides (dossiers, échéances, justificatifs) et à l’amélioration continue des outils et procédures internes, notamment en matière d’organisation et de gestion documentaire. En parallèle, il·elle soutient certaines tâches administratives et logistiques du quotidien (commandes, stocks, locations, matériel) et collabore aux activités de vente et de location d’outils. Ce rôle demande rigueur et sens de l’organisation, mais aussi un esprit d’équipe et une capacité à rendre les aspects administratifs et financiers compréhensibles pour toutes et tous, dans un environnement engagé et collaboratif.

Profil recherché
C’est ton premier job ou tu as déjà quelques années d’expérience ? Tu recherches un travail dans lequel tu pourras t’épanouir dans un cadre engagé, bienveillant et collaboratif ? Travailler dans une organisation portée par et pour les jeunes fait sens pour toi ? Tu es à l’aise avec les tâches administratives et financières ? Tu as une bonne connaissance de base en comptabilité et tu es capable de lire, comprendre et questionner un budget ?

Tu es reconnu.e pour ta rigueur, ton sens de l’organisation et ton souci du détail ? Tu aimes mettre de l’ordre, structurer des informations et améliorer des outils ou des procédures, notamment en matière de classement et d’archivage ? Tu maîtrises les outils bureautiques, en particulier Excel ou Google Sheets (formules de base, tableaux de suivi) ainsi que Google Drive (organisation, gestion et structuration des fichiers) ?

Tu te sens capable de travailler de manière autonome tout en collaborant avec une équipe aux profils variés ? Tu es à l’aise pour vulgariser des éléments administratifs ou financiers auprès des jeunes et collègues non spécialistes ? Une connaissance du secteur associatif, du fonctionnement des subsides publics ou du système scolaire en Fédération Wallonie-Bruxelles est un atout !

Missions principales

Assurer le suivi administratif et financier des activités et projets de l’association.
Encoder, vérifier, classer, numéroter et archiver les documents administratifs et financiers, tant en version papier que sur le Drive/serveur, afin de garantir un cadre clair, fiable et partagé.
Gérer la facturation et les pièces liées aux dépenses et recettes de l’association : notes de frais, factures d’achats et de ventes, subsides, cautions, conventions de volontaires, paiements, envois et suivis.
Préparer les éléments nécessaires au suivi budgétaire, à l’encodage comptable, aux rapports financiers, aux clôtures comptables, aux bilans et aux comptes annuels, en lien avec la direction et la comptable externe.
Appuyer la direction dans le suivi administratif des subsides, la constitution et la rédaction des dossiers justificatifs, la répartition des factures, le suivi des versements et le respect des échéances.
Contribuer à l’organisation, à la structuration et à l’amélioration continue des procédures internes liées à la gestion documentaire, au classement et à la circulation des informations.
Gérer certaines tâches logistiques et administratives liées au fonctionnement quotidien de l’association, notamment les commandes et achats de fournitures, le suivi de base des stocks, ainsi que le suivi administratif des locations ponctuelles de salle et des dossiers liés au bâtiment, en lien avec la personne chargée de la logistique.
Assurer, en soutien au pôle administratif, le suivi des processus de vente et de location d’outils et de matériel de prévention, en collaboration avec la personne en charge de la logistique.

Compétences requises
Compétences administratives et financières

Rigueur et sens de l’organisation.
Connaissances de base en comptabilité et en suivi budgétaire.
Esprit d’analyse et de synthèse.
Capacité à repérer les incohérences, les manquements et les points d’attention.
Bonne compréhension des logiques administratives et des obligations liées aux subsides.

Compétences rédactionnelles et relationnelles

Bonnes compétences rédactionnelles.
Bonne communication écrite et orale en français.
Capacité à vulgariser des informations administratives et financières auprès de personnes non spécialisées.
Discrétion, sens de la confidentialité et professionnalisme dans les échanges.
Capacité à travailler avec différents interlocuteur·rices dans un cadre collaboratif.

Compétences organisationnelles et numériques

Maîtrise des outils numériques et bureautiques.
Très bonne maîtrise d’Excel ou Google Sheets.
Bonne maîtrise de Google Drive et des outils de classement/archivage partagés.
Capacité à structurer, organiser et faire évoluer un système documentaire.
Adaptabilité face à des outils, procédures ou priorités en évolution.

Qualités personnelles

Autonomie et proactivité.
Flexibilité et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
Fiabilité et sens des responsabilités.
Volonté de contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail.
Intérêt pour le secteur associatif, la jeunesse ou le milieu de l’enseignement, un atout.

Ce que nous offrons

Un cadre de travail jeune et dynamique en plein centre de Bruxelles
Un horaire mi-temps de 19h/semaine
Un contrat à durée déterminée jusqu’au 31/12/2026 avec possibilité d’un engagement en CDI à mi-temps.
Après 6 mois d’ancienneté, des chèques repas d’une valeur de 8€
Une prise en charge totale des frais de transport
Flexibilité dans l’organisation du temps de travail
Après 1 mois, la possibilité d’une demi-journée de télétravail par semaine accompagnée de frais forfaitaires
Des possibilités de formations continues (sur demande ou suggérées)
Un travail passionnant et engagé avec une super équipe de 8 adultes et des jeunes membres motivé·es

La prise de fonction est souhaitée au plus tard pour le lundi 01/07/2026.

*A titre indicatif, le salaire net approximatif pour une personne avec uniquement 1 mi-temps, isolée, sans enfant, serait de 1270€ (+ frais forfaitaires au bout d’un mois et chèques-repas à partir du sixième mois)

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